Qui peut être syndic de copropriété ?

Avez-vous l’impression que votre fiduciaire ne fait rien ? Ou, en tout cas, pas tout ce qu’il devrait faire ? Le manquement à ses obligations constitue une faute grave que les copropriétaires peuvent se faire valoir dans le cadre d’un recours amiable ou devant le tribunal.

Rôle et devoirs du syndic en vertu de la loi

Les travaux que vous avez voté à l’assemblée générale des copropriétaires n’ont toujours pas été réalisés, vous attendez toujours la lettre de convocation à l’assemblée générale, vous n’êtes pas tenu informé de la gestion de la copropriété… Pour le rendre simple, à vos yeux, votre fiduciaire ne fait rien. Avant de l’accuser d’une telle violation, il est préférable de se renseigner sur les obligations réelles d’un syndic.

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Le fiduciaire est l’organe exécutif de la copropriété. Selon la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les règles de copropriété, elle a plusieurs fonctions, qui couvrent la gestion administrative et financière du bâtiment.

Fonctions administratives du syndic

• Application des règlements administratifs en copropriété et des décisions collectives. Il doit exécuter et appliquer les règlements administratifs sur les condominiums ainsi que les décisions de l’assemblée. En particulier, c’est lui qui contracte les travaux votés.
• Administration du bâtiment et recouvrement des charges. Il administre le bâtiment : recouvrement des frais communs, paiement des frais courants, entretien continu du bâtiment, garde du bâtiment, assurance du bâtiment, travaux urgents pour la sécurité des occupants ou la sauvegarde du bâtiment. En dehors des situations d’urgence, le syndic n’a que le pouvoir d’administration et de gestion quotidienne. Par conséquent, il ne peut pas commander des travaux sans l’autorisation de l’assemblée.
• Sauter le bâtiment. En cas d’urgence, il appartient au syndic d’avoir effectué, de sa propre initiative, le travail nécessaire à la la sauvegarde de l’immeuble. Il doit en informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée générale.
• Obligation d’assurance. Chaque syndicat est tenu de s’assurer contre les risques de responsabilité civile dont il est responsable.
• Représentation du syndicat. Le syndic représente le syndicat des copropriétaires dans la vie civile et devant les tribunaux, à l’exclusion de tout autre, y compris le conseil syndical et son président.
• Liste des copropriétaires. Le syndic tient à jour la liste de tous les copropriétaires, avec indication de leurs lots. Dans le cas d’une personne morale, la liste doit préciser sa forme, son nom, son siège statutaire et l’organisme qui la représente légalement ou statutairement.
• Archives du syndicat. Il détient les archives du syndicat, tous les documents le concernant et les procès-verbaux des réunions ainsi que les documents comptables, le cahier de maintenance et, le cas échéant, le diagnostic technique.
• Contrats spéciaux. Le syndic doit soumettre à la autorisation de l’assemblée générale, prise à la majorité absolue, toute entente conclue entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic dont la liste sera fixée par décret du conseil. Le non-respect de cette obligation entraîne l’inapplicabilité des accords ainsi conclus à l’encontre du syndicat.
• Établissement et tenue à jour du registre d’entretien. Le syndic doit établir et tenir à jour un registre d’entretien du bâtiment. Le syndic doit tenir ce livret à la disposition des copropriétaires qui peuvent en obtenir une copie à leurs frais.
• Enregistrement du syndicat des copropriétaires. La loi Alur du 24 mars 2014 a introduit l’obligation d’enregistrer les copropriétés dans un registre national des copropriétés.

 

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Fonctions de gestion financière et comptable du syndic

• Budgétisation et comptabilité. Le syndic établit le budget et le faire voter par la réunion. Le budget doit être établi en concertation avec le conseil syndical. Il doit tenir des comptes distincts pour chaque copropriété, et la position comptable de chaque copropriétaire doit être reflétée, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.
• Ouverture d’un compte bancaire ou postal séparé. Le syndic est tenu d’ouvrir un compte distinct au nom du syndicat auquel sont versées sans délai toutes les sommes ou titres reçus au nom du syndicat ou pour son compte.
• Ouverture d’un compte spécifique « fonds de travaux ». Le syndic est également tenu d’ouvrir un compte bancaire payé distinct au nom du syndicat, auquel sont versées les contributions au fonds de travaux.
• Emprunter la souscription. L’ assemblée générale des copropriétaires peut décider de contracter un prêt au nom du syndicat. Les conditions générales et particulières du projet de convention de prêt collectif et de la cautionnement doit être communiqué par le syndic en même temps que l’ordre du jour de la réunion.
• Obligations d’information. Sur demande, le syndic doit délivrer des copies certifiées conformes ou des extraits des procès-verbaux des assemblées générales et des horaires. En outre, il doit fournir aux copropriétaires, sur demande et à leurs frais, une copie du carnet de maintenance et du diagnostic technique. Il doit préparer et mettre à jour chaque année un sommaire de la copropriété contenant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à sa construction. Ils doivent fournir un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion du bâtiment. Il doit indiquer dans la convocation à l’assemblée générale les procédures de consultation des comptes par les copropriétaires. Il doit informer les copropriétaires des travaux sur les espaces communs prescrits à la suite d’un ordre insalubre. Il doit informer les copropriétaires de la possibilité de bénéficier de la distribution de la télévision. Le le syndic doit fournir des informations aux occupants de l’immeuble des décisions prises par l’assemblée générale. Il peut être un agent de copropriétaires bénéficiant de subventions d’Anah pour effectuer des travaux sur les espaces communs.

Procédure de règlement d’un différend

Une fois que vous êtes assuré que le syndic échoue — qu’il ne remplit pas ses obligations en vertu de la loi et de son mandat — vous, en tant que copropriétaire, êtes légitime d’intenter une action contre lui, individuellement ou collectivement. Afin de résoudre un litige avec votre syndic, vous pouvez lui donner une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, puis engager une procédure de négociation amiable (arbitrage, médiation ou procédure participative), éventuellement avec l’aide d’un médiateur, et, en cas d’échec, intenter une action en justice devant la Haute Cour de première instance compétente en matière de contentieux en copropriété, qui nommera un administrateur temporaire dans l’attente de la nomination d’un nouveau syndic.

Devrais-je changer le fiduciaire en copropriété ?

L’ autre solution, en cas de litige, consiste simplement à changer de syndic. Cela permet d’éviter de s’engager dans des procédures judiciaires souvent longues et coûteuses — au moins 2 000 euros de frais juridiques — et peut être le point culminant d’une négociation à l’amiable. Pour ce faire, il suffit au syndic d’inscrire le plan de sa propre révocation et la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Si le nouveau syndic entre en fonction avant la fin du mandat du syndic actuel, cette décision constitue la révocation du syndic actuel. Il existe plusieurs types de fiduciaires. Si vous étiez insatisfait d’une grande entreprise, par exemple, vous avez la possibilité d’offrir un fiduciaire en ligne ou un fiduciaire bénévole, souvent plus approprié pour les petits condominiums, et vice versa.